Ethique et conformité juridique

Les enjeux

Les choix énergétiques d’un pays sont stratégiques : ils ont une influence sur son indépendance énergétique, la compétitivité de ses entreprises, le pouvoir d’achat des particuliers, la qualité de l’environnement, le bien-être et la sécurité des populations, etc.

 

Les choix effectués par les différents gouvernements (fédéral et régional) génèrent de multiples obligations légales, d'ordre commercial, technique, environnemental ou social, dans le chef des producteurs/fournisseurs d’énergie. Ces obligations évoluent fréquemment et rapidement, en raison des évolutions du secteur et de la transition énergétique en cours, qui affecte l’ensemble des acteurs.

 

La conformité aux lois et aux réglementations est donc un point d’attention permanent pour l’entreprise, comme pour ses fournisseurs. 

Le cadre

La politique "Ethique et Conformité juridique"

En 2016, EDF Luminus a remanié sa politique "Legal Compliance", en vigueur depuis le début de la décennie, afin de tenir compte de l'évolution des référentiels éthiques et des nouvelles réglementations, en constante évolution.

Cette politique a été rebaptisée "Ethique et Conformité juridique". Cette  nouvelle version liste les principaux risques et les actions mises en place pour les maîtriser. 

La politique "Responsabilité sociétale d'entreprise" (RSE)

En 2012, une politique RSE (Responsabilité sociétale d'entreprise) ou CSR (Corporate Social Responsibility) a été élaborée puis rendue publique via le site internet d'EDF Luminus. Cette politique listait des engagements précis dans cinq domaines, dont l’éthique et la bonne gouvernance.

 

En 2017, cette politique a été mise à jour pour inclure un sixième axe : l'innovation.

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Politique RSE-2017.pdf
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Le Code de Conduite

Dès 2009, EDF Luminus a publié à l’intention de ses collaborateurs un Code de Conduite, rappelant les règles à suivre lors des interactions internes ou externes. Respect de la personne, protection de l’information, signalement des situations dangereuses… ce Code comprend huit chapitres. Il a été mis à jour en 2017. Il est accessible à tous sur le site internet d’EDF Luminus.  

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Code de conduite EDF Luminus.pdf
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Des conditions d’achat responsables

Les conditions générales d’achat d’EDF Luminus ont été modifiées en 2012 pour inclure des clauses relatives à la responsabilité sociétale, au respect des droits humains et de l’environnement et aux conditions de travail.

 

En mai 2017, dans le cadre de la mise à jour de la politique Conformité éthique et juridique, les conditions générales d'achat ont été complétées avec une clause spécifique, relative à l'intégrité.

 

Les fournisseurs qui souhaitent signaler une violation des règles de droit, en lien avec des contrats en cours ou à venir, peuvent utiliser l’adresse : ethics@edfluminus.be.

Une cartographie des fournisseurs mise à jour en 2016

La cartographie des fournisseurs critiques du point de vue de la responsabilité sociétale réalisée en 2013 a été mise à jour en 2016. Cette mise à jour avait fait l'objet d'un objectif spécifique de l'équipe Achats en 2016, affectant donc la rémunération variable des acheteurs. Depuis, la cartographie est mise à jour à chaque évolution notable de la base de données fournisseurs.

Les faits marquants

Mise à jour de la politique Ethique et Conformité juridique en 2017

La politique Ethique & Conformité juridique a été mise à jour en 2017.

Un nouveau chapitre a été rajouté afin de décrire le processus à suivre pour contrôler l'intégrité des contreparties (fournisseurs, grands clients, etc.). 

Ajout d'une clause intégrité dans les conditions générales d'achat

En mai 2017, une clause relative à l'intégrité a été ajoutée dans les conditions générales d'achat de l'entreprise. Cette clause engage les deux parties. Elle peut être consultée par tous sur le site internet de l'entreprise.

Mise à jour du Code de Conduite fin 2017

Pour tenir compte de l'évolution des réglementations, de plus en plus complexes, et de certains repères éthiques, le Code de Conduite d'EDF Luminus a été mis à jour en 2017. 

 

Plusieurs paragraphes ont été modifiés pour être encore plus pédagogiques, sur les conflits d’intérêt, les fraudes, la corruption, le devoir de vigilance. Le Code inclut désormais un processus d’alerte spécifique en cas de suspicion de délit d’initié. Il prévoit des règles plus souples sur l’usage des médias sociaux.

 

Un nouvel engagement en faveur de l'équilibre vie professionnelle/vie privée

 

Dans cette nouvelle version du Code de Conduite, EDF Luminus s'engage à « favoriser l’équilibre vie professionnelle / vie privée, en particulier pour les jeunes parents ou grands-parents, en ouvrant la possibilité, lorsque la fonction le permet, de bénéficier d’horaires flexibles et de solutions de télé-travail ». 

Directive GDPR : préparation de la mise en conformité

La directive européenne GDPR (General Data Protection Regulation) qui entrera en vigueur le 25 mai 2018, est le changement le plus important depuis 20 ans en terme de protection des données privées. Pour anticiper cette nouvelle régulation, EDF Luminus a procédé à la mise en place de plusieurs mesures préparatoires, en deux phases. 

 

Dans un premier temps, une société externe a procédé à une évaluation de conformité par rapport aux dispositions de la future réglementation.  

Dans un second temps, une équipe projet dédiée a été constituée pour mettre en place les mesures nécessaires dans tous les départements concernés.

 

Cette équipe transverse sera en charge de la mise en place des bonnes pratiques et procédures garantissant le respect de l'ensemble des données privées (clients, employés, etc.).

Un audit "Legal & Compliance" satisfaisant

Suite à la mise à jour de la politique « Legal Compliance » d’EDF Luminus en juillet 2016, un audit a été mené par le département Contrôle interne d’EDF Luminus, afin de s’assurer que cette politique désormais intitulée « Ethique & Conformité juridique » est bien appliquée. Le respect du nouvel accord de protection des consommateurs a notamment fait l’objet d’une analyse détaillée. 

 

Le département Contrôle interne d’EDF Luminus rend compte au Conseil d’Administration via le comité d’audit et de gestion des risques. Ce fonctionnement favorise l’indépendance dudit département et garantit la prise en considération des recommandations issues des audits réalisés chaque année.

Un score EcoVadis "exceptionnel"

Avec un score de 85/100 en 2017, EDF Luminus figure parmi le top 1% des 35 000 entreprises évaluées chaque année par EcoVadis. La moyenne des entreprises évaluées par cette organisation est de 42,5/100 cette année.


Les indicateurs

0 alertes locales concernant les achats
0 alertes transmises au Groupe EDF
4

audits internes clôturés dans l'année

1

plan d'action fournisseur en cours de discussion

467

salariés ont suivi l’e-learning «Code de Conduite» au 31 décembre 2017


Pour en savoir plus sur ...