Ethiek en juridische conformiteit

De uitdagingen

De energiekeuzes van een land zijn strategisch: ze hebben een invloed op de energie-onafhankelijkheid van het land, het concurrentievermogen van bedrijven, de koopkracht van de mensen, de milieukwaliteit, het welzijn en de veiligheid van bevolking, enz.

 

Deze keuzes genereren wettelijke, sociale, technische en ecologische verplichtingen ten aanzien van de energieproducenten/-leveranciers. Deze reglementaire verplichtingen evolueren zeer snel, omwille van de vele evoluties van de sector en de huidige energietransitie, waarbij alle actoren betrokken zijn.

 

Conformiteit t.o.v. wet- en regelgeving in het algemeen is dan ook een specifiek aandachtspunt, zowel voor ons bedrijf als voor onze leveranciers. 

Het kader

Beleid m.b.t. ethiek en juridische conformiteit

In 2016 herwerkte EDF Luminus zijn Legal Compliance-beleid dat van kracht was sinds het begin van het decennium, om rekening te houden met de steeds evoluerende ethische normen en nieuwe regelgeving.

 

Het beleid werd omgedoopt tot "Ethics & Legal compliance". In deze nieuwe versie worden de belangrijkste risico’s en de maatregelen die daartegen worden getroffen opgelijst. 

Het MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen)

In 2012 werd een MVO-beleid (Maatschappelijk verantwoord ondernemen) uitgewerkt en gepubliceerd op de website van EDF Luminus.

Dit beleid somde specifieke verbintenissen op in vijf domeinen, waaronder ethiek en goed bestuur.

 

In 2017 werd dit beleid bijgewerkt en aangevuld met een zesde domein: innovatie.

Download
MVO-beleid 2017.pdf
Adobe Acrobat Document 3.7 MB

De gedragscode

Sinds 2009 publiceert EDF Luminus voor zijn medewerkers een gedragscode die de te volgen basisregels bij interne en externe interacties samenvat. Respect voor het individu, bescherming van gegevens, het melden van gevaarlijke situaties... deze code bestaat uit acht hoofdstukken. Ze is bijgewerkt in 2017. Ze is toegankelijk op de website van EDF Luminus.  

Download
Gedragscode EDF Luminus.pdf
Adobe Acrobat Document 1.9 MB

Verantwoorde aankoopvoorwaarden

De algemene aankoopvoorwaarden van EDF Luminus zijn gewijzigd in 2012 en bevatten sindsdien bepalingen met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid, respect voor de mensenrechten en het milieu, en uiteraard de arbeidsomstandigheden.

 

In het kader van de update van het beleid voor ethiek en juridische conformiteit werden de algemene aankoopvoorwaarden in mei 2017 aangevuld met een specifieke clausule omtrent integriteit. 

 

Leveranciers die een overtreding van de wetgeving in verband met lopende of toekomstige contracten wensen te melden, kunnen dat doen op het adres: ethics@edfluminus.be.

Mapping van leveranciers bijgewerkt in 2016

De mapping van de kritische leveranciers vanuit het oogpunt van maatschappelijke verantwoordelijkheid uit 2013 werd in 2016 bijgewerkt. Deze update was in 2016 een specifiek objectief van het Aankoopteam en beïnvloedde bijgevolg de variabele verloning van de inkopers. Sindsdien wordt de mapping bijgewerkt telkens als de leveranciersdatabank van de leveranciers een belangrijke wijziging ondergaat.

Opvallende feiten

Update van het beleid voor ethiek en juridische conformiteit in 2017

Het beleid voor ethiek en juridische conformiteit is bijgewerkt in 2017.

Er is een hoofdstuk toegevoegd waarin wordt beschreven hoe de integriteit van tegenpartijen moet worden gecontroleerd (leveranciers, grote klanten, enz.).

Toevoeging van een integriteitclausule aan de algemene aankoopvoorwaarden

In mei 2017 is een integriteitsclausule toegevoegd aan de algemene aankoopvoorwaarden van het bedrijf. Deze clausule verbindt beide partijen. Ze kan door iedereen worden geraadpleegd op de website van het bedrijf.

Update Gedragscode eind 2017

Om rekening te houden met de evolutie van steeds complexere regelgevingen en bepaalde ethische richtlijnen, werd de Gedragscode van EDF Luminus in 2017 bijgewerkt.

 

Verschillende paragrafen - over belangenconflicten, fraude, corruptie en zorgvuldigheidsplicht - zijn aangepast en educatiever gemaakt. De code bevat nu een specifiek waarschuwingsproces in geval van verdenking van handel met voorkennis. En ze voorziet in flexibelere regels voor het gebruik van sociale media.

 

Nieuw engagement voor gezond evenwicht tussen werk en privé

 

In deze nieuwe versie van de Gedragscode zet EDF Luminus zich in voor een gezond evenwicht tussen werk en privé, in het bijzonder voor jonge ouders en grootouders, door in de mate dat de functie het toelaat te profiteren van glijdende uren of thuiswerk.

Voorbereiding op naleving GDPR-richtlijn

De Europese GDPR-richtlijn (AVG, algemene verordening gegevensbescherming), die op 25 mei 2018 in werking zal treden, is de grootste verandering in 20 jaar op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Om op deze nieuwe verordening te anticiperen, trof EDF Luminus verschillende voorbereidende maatregelen, in twee fases. 

 

In eerste instantie evalueerde een extern bedrijf de conformiteit van de bestaande situatie ten opzichte van de bepalingen van de toekomstige verordening.  

In tweede instantie werd een speciaal projectteam opgericht om de nodige voorbereidingsmaatregelen te treffen in alle betrokken afdelingen.

 

Dit multifunctionele team zal zich bezighouden met het invoeren van goede praktijken en procedures om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens (klanten, werknemers, enz.) worden beschermd.

Een bevredigende "Legal Compliance"-audit

Naar aanleiding van de update van de legal compliance beleid van EDF Luminus in juli 2016 voerde de afdeling Interne controle van EDF Luminus een audit uit om na te gaan of de ondertussen genoemde beleid voor ethiek en juridische conformiteit goed wordt toegepast. De naleving van de nieuwe overeenkomst inzake consumentenbescherming is uitvoerig geanalyseerd.  

 

De afdeling Interne Controle van EDF Luminus rapporteert aan de Raad van Bestuur via het Audit- en Risicobeheersingscomité. Deze manier van werken bevordert de onafhankelijkheid van de afdeling in kwestie en zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met de aanbevelingen van de audits die elk jaar worden uitgevoerd.

Een "uitzonderlijke" EcoVadis-score

Met een score van 85/100 in 2017 behoort EDF Luminus tot de top 1% van de 35 000 bedrijven die jaarlijks door EcoVadis worden geëvalueerd. Het gemiddelde van de bedrijven die door deze organisatie worden beoordeeld bedraagt dit jaar 42,5/100.


De indicatoren

0 lokale waarschuwingen in verband met aankopen
0 waarschuwingen van de EDF Groep
4

interne audits die zijn afgerond in het jaar

1

actieplan voor 1 leverancier dat wordt besproken

467

medewerkers die de e-learning over de gedragscode hebben gevolgd op 31 december 2017


Meer weten over...